SISTEM ADMINISTRASI PROYEK

Pengertian proyek konstruksi adalah suatu rangkaian kegiatan yang berkaitan dengan upaya pembangunan sesuatu bangunan, mencakup pekerjaan pokok dalam bidang teknik sipil dan arsitektur, meskipun tidak jarang juga melibatkan disiplin lain seperti teknik industri, mesin, elektro, geoteknik, maupun lansekap.

Dari pengertian dan batasan di atas, maka dapat dijabarkan beberapa karakteristik proyek sebagai berikut.

a)      Waktu proyek terbatas, artinya jangka waktu, waktu mulai (awal proyek dan waktu finish (akhir proyek) sudah tertentu.

b)      Hasilnya tidak berulang, artinya produk suatu proyek hanya sekali, bukan produk rutin/berulang (Pabrikasi).

c)      Mempunyai tahapan kegiatan-kegiatan berbeda-beda, dengan pola di awal sedikit, berkembang makin banyak, menurun dan berhenti.

d)     Intensitas kegiatan-kegiatan (tahapan, perencanaan, tahapan perancangan dan pelaksanaan).

e)      Banyak ragam kegiatan dan memerlukan klasifikasi tenaga beragam pula.

f)       Lahan/lokasi proyek tertentu, artinya luasan dan tempat proyek sudah ditetapkan, tidak dapat sembarang tempat.

g)      Spesifikasi proyek tertentu, artinya persyaratan yang berkaitan dengan bahan, alat, tenaga dan metoda pelaksanaannya yang sudah ditetapkan dan harus memenuhi prosedur persyaratan tersebut.

Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksaan/penyelenggara proyek antara lain  adalah :

a)      Owner/Pemilik, adalah orang atau badan yang memerintahkan/memberikan pekerjaan (proyek) kepada pihak lain (Konsultan/kontraktor) untuk dilaksanakan dan membayar serta menerima hasil pekerjaan tersebut.

b)      Pemimpin Proyek/Pemimpin bagian proyek, adalah orang yang ditunjuk oleh pemilik untuk memimpin dan bertindak sebagai pemilik di dalam pengelolaan proyek.

c)      Konsultan Perencana adalah badan usaha atau orang yang ditunjuk oleh owner untuk membuat perencanaan lengkap tentang proyek yang diinginkan, sehingga siap dilelangkan dan dilaksanakan.

d)     Konsultan Pengawas (Supervisi) adalah badan usaha atau orang yang diberi tugas/ditunjuk oleh owner untuk melaksanakan pengawasan/pengendalian pelaksanaan proyek agar sesuai dengan perencanaannya.

e)      Kontraktor adalah orang yang diberi tugas untuk mengerjakan  suatu proyek.

      Proyek  Konstruksi: siklus proyek konstruksi  umumnya  sebagai berikut:

a)      Tahap studi kelayakan (feasibility)- tahap ini meliputi kegiatan:  perumusan proyek, studi kelayakan, strategi perencanaan dan persetujuan.  Keputusan  untuk melajutkan atau tidak proyek yang akan dibuat  dilakukan pada akhir tahap ini.

b)      Perencanaan dan disain (planning and design) –  tahap ini meliputi kegiatan:  pembuatan desain utama (base design), pembiayaan dan penjadualan,  masalah kontrak dan  pembuatan detail perencanaan. Penyelesaian kontrak dilakukan dalam akhir tahap ini.

c)      Tahap konstruksi (constraction) – tahap ini meliputi  manufacturing (penyiapan mesin), penyerahan, pekerjaan sipil, pemasangan mesin-mesin dan uji coba.  Semua fasilitas harus sudah lengkap dan sempurna pada akhir tahap ini.

d)     Tahap akhir dan mulai operasi (turnover and startup) – tahap ini meliputi: uji coba akhir dan perawatan. Pada akhir tahap ini semua fasilitas harus sudah dapat bekerja secara penuh.

Pengorganisasian (Organizing)

Pada kegiatan ini dilakukan identifikasi dan pengelompokan jenis-jenis pekerjaan, menurut pendelegasian wewenang dan tanggung jawab personel serta meletakkan dasar bagi hubungan masing-masing unsur organisasi. Untuk menggerakkan organisasi, pimpinan harus mampu mengarahkan organisasi dan menjalin komunikasi antarpribadi dalam hierarki organisasi. Semua itu dibangkitkan melalui tanggung jawab dan partisipasi semua pihak.

Struktrur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan kerangka penjabaran tugas personel penanggung jawab yang jelas, serta kemampuan personel yang sesuai keahliannya, akan diperoleh hasil positif bagi organisasi.

Pelaksanaan (Actuating) 

Kegiatan ini adalah implementasi dari perencanaan yang telah ditetapkan, dengan melakukan tahapan pekerjaan yang sesungguhnya secara fisik atau nonfisik sehingga produk akhir sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan. Karena kondisi perencanaan sifatnya masih ramalan dan subyektif serta masih perlu penyempurnaan, dalam tahapan ini sering terjadi perubahan-perubahan dari rencana yang telah ditetapkan.

Pengendalian (Controlling) 

Kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa program dan aturan kerja yng telah ditetapkan dapat dicapai dengan penyimpangan paling minimal dan hasil paling memuaskan. Untuk itu dilakukan bentuk-bentuk kegiatan seperti berikut :

• Supervise : melakukan serangakaian tindakan koordinasi pengawasan dalam batas wewenang dan tanggung jawab menurut prosedur organisasi yang telah ditetapkan, agar dalam operasional dapat dilakukan secara bersama-sama oleh personel dengan kendali pengawas.
• Inspeksi : melakukan pemeriksaan terhadap hasil pekerjaan dengan tujuan menjamin spesifikasi mutu dan produk sesuai dengan yang direncanakan.
• Tindakan Koreksi : melakukan perbaikan dan perubahan terhadap rencana yang telah ditetapkan untuk menyesuaikan dengan kondisi pelaksanaan.