Administrasi dalam tahap tender proyek kontruksi

PROSES LELANG PROYEK KONSTRUKSI

Setelah pra lelang, suatu proyek konstruksi yang akan dibangun akan dibuka proses lelang dimana pengumumannya akan diumumkan melalui internet, koran, maupun rekan-rekan owner. Proses lelang pada suatu proyek konstruksi terdiri dari:

1. Pengambilan Dokumen Lelang
Pengambilan dokumen lelang harus diteliti kebenarannya dan kelengkapannya dengan memerinci dalam tanda terima dokumen lelang, ini penting agar dapat dijadikan sebagai dokumen kontrol pada proses internal perusahaan.

2. Pembentukan Team Pelaksana Lelang (TPL)
Pembentukan Tim Lelang sesuai dengan kebutuhan  SDM yang memiliki kompetensi sesuai dengan ketrampilan untuk melakukan kegiatan estimasi biaya sesuai dengan persyaratan yang berlaku.

3. Membaca & Mempelajari Dokumen Lelang
Pada bagian di proses ini merupakan kegiatan penting dalam upaya memahami dokumen proyek sehingga dapat dibuat catatan-catatan penting yang perlu dikonfirmasikan pada saat mengikuti penjelasan / aanwijzing kantor maupu lapangan berkaitan dengan dokumen-dokumen sbb :
1. Bill of Quantity (BoQ)
2. Technical Specification (Spek Teknis)
3. Drawings (Gambar)
4. Agreement, General & Special Condition  of Contract (Surat Perjanjian, Spek Umum & Khusus)
5. Attachments (Lampiran)
6. Addendum
7. Peraturan terkait

4. Aanwijzing Kantor dan Lapangan
Mengikuti kegiatan aanwijzing merupakan kegiatan penting dalam rangka mendapatkan kejelasan terhadap hal-hal sbb :
1. Kelengkapan Dokumen yang perlu dipenuhi
2.    Konfirmasi hal-hal yang belum jelas agar persamaan persepsi sama dengan panitia / owner.
3. Usulan adanya perubahan terhadap spek, waktu pelaksanaan pekerjaan dll sehingga proyek ini dapat dilaksankan dengan baik.
4. Memahami secara akurat kondisi lapangan dimana proyek tersebut dibangun, berkaitan dengan hal-hal sbb:
a. Kondisi lingkungan proyek (sosial dan budaya, medan kerja, dll)
b. Akses jalan masuk proyek
c. Kelayakan Jalan logistik dan upaya untuk memperbaiki
d. Keamanan
e. Kondisi tanah
f. Dll

5. Pelajari lebih mendalam Dokumen lelang
Kegiatan dalam proses ini adalah memahami lebih rinci berkaitan dengan hal-hal sebagai berikut :
1. Kesesuaian BQ dengan gambar, spek dan dokumen lainnya
2. Identifikasi lingkup pekerjaan (batasan-batasan dalam paket proyek)
Kegiatan ini dilakukan dengan melalui Work Breakdown Structur (WBS) sehingga secara akurat dapat diketahui batasan lingkup pekerjaan yang ada dalam setiap paket proyek, berkaitan dengan hal-hal sbb :
• Rincian BQ / WBS (paket pekerjaan)
• Penghitungan Volume Pekerjaan
• Gambar Detail / Sketsa
• Dokumen untuk proses pengadaan Sub Kontraktor & Supplier.
WBS adalah pedoman pengelompokan dari unsur-unsur proyek yang mengatur dan menetapkan  lingkup total dari proyek.
Pekerjaan yang diluar WBS adalah diluar lingkup proyek. Seperti halnya scope statement, WBS seringkali digunakan untuk mengembangkan atau mengjelaskan pengertian umum dari lingkup proyek.

6. Survey Lapangan detail
Kegiatan ini merupakan kegiatan survey ulang secara mendalam setelah mempelajari secara mendalam dokumen lelang seperli diuraikan pada point 5.
Hasil survey ini akan dijadikan dasar dalam merumuskan metode pelaksanaan pekerjaan, merencanakan site plan, mengetahui item-item pekerjaan penunjang yang diperlukan seperti perlunya jembatan sementara, bangunan bantu lainnya, perbaikan jalan akses dll.
Pada survei ini juga dapat dipakai untuk mengklarifikasi data-data teknis seperti penyelidikan tanag, komposisi material di quary, keberadaan sumber daya lainnya seperti alat, tenaga, bahan material alam, termasuk biaya untuk mendapatkan sumber daya tersebut (upah tenaga, harga satuan dll)

7. Perhitungan Volume
Kegiatan ini diperlukan untuk melakukan perhitungan dan pengecekan perhitungan volume pekerjaan terhadap volume scope yang ada dalam BQ, dan diperlukan perhitungan volume pekerjaan yang merupakan pekerjaan penunjang seperti jembatan darurat, jalan kerja dll.
Perhitungan volume ini harus dilakukan secara cermat dan akurat serta tertelusur sesuai WBS yang direncanakan sehingga tidak terjadi kesalahan berupa kurang perhitungan atau duplikasi perhitungan.
Apabila ada perubahan gambar / spek maka dengan mudah dapat ditelusuri perhitungan mana yang diperlukan koreksi / penyesuaian / perhitungan ulang atas perubahan tersebut.
Bila volume pekerjaan ini dihitung oleh banyak personil harus dapat diidentifikasi siapa melakukan perhitungan pekerjaan apa, sesuai gambar / spek yang mana sehingga saat dikonsolidasi dapat dikompilasi dengan akurat.

8. Metode Kerja
Merupakan kegiatan perumusan metode pelaksanaan perjaan dengan urutan penyusunan sebagai berikut :
1. Difinisi pekerjaan,
a. Penjelasan tentang pekerjaan
b. Spesifikasi, volume pekerjaan
2. Lokasinya
3. Metode kerja/cara kerja
a. Bagaimana caranya
b. Menggunakan alat apa
c. Urutan pekerjaan  (dimulai setelah / sesudah pekerjaan apa)
4. Kebutuhan sumber daya
5. Waktu yang diperlukan
6. Jadwal pelaksanaan
7. Hal-hal penting yg harus diketahui / diperhatikan
8. Gambar-gambar kerja / gambar pelaksanaan

Pekerjaan yang dibuat secara detai metode kerjanya adalah yang memiliki kriteria sebagai berikut :
a. Yang mempunyai nilai bobot 80% sesuai dengan bobot pareto
b. Yang termasuk dalam  lintasan kritis, sesuai dengan hasil net work planning

9. Sub-Kontraktor
Pemilihan pekerjaan yang disub kontrakkan dilakukan dalam rangka memenuhi kriteria sebagai berikut :
1. Meningkatkan fokus perusahaan;
2. Memanfaatkan kemampuan kelas dunia;
3. Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari reengineering;
4. Membagi resiko;
5. Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain;
6. Memungkinkan tersedianya dana kapital;
7. Menciptakan dana segar;
8. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi;
9. Memperoleh sumberdaya yang tidak dimiliki sendiri;
10. Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola.

Pemilihan Sub Kontraktor / Suplyer dilakukan dengan sangat selektif agar tujuan tersebut diatas dapat dipenuhi, dan pengendalian dokumen terhadap pekerjaan yang dikerjakan oleh pihak ketiga ini merupakan hal yang sangat perlu diperhatikan, karena kesalahan informasi / dokumen akan membuat kekeliruhan dalam menentukan asumsi, sumber daya dan harga pekerjaan.
Kegiatan dalam proses procurement pada proses tender meliputi :
a. Perencanaan pekerjaan yang akan di Sub Kontrakkan / rencana pembelian Perencanaan  Kontrak & Pembayaran
b. Pemilihan Vendor yang dinominasikan
c. Permintaan Penawaran
d. Evaluasi Penawan termasuk lingkup yang bersesuaian dengan paket pekerjaan
e. Penentuan Vendor yang dipilih sehingga dokumen dari vendor yang dipakai untuk penawaran terdokumentasi dengan baik

10. Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
Proses yang dibutuhkan untuk mengelola dan memastikan bahwa aktivitas proyek konstruksi telah ditangani dengan benar  sebagai bentuk tindakan pencegahan terhadap kemungkinan timbulnya kecelakaan secara ringan  (menyebabkan luka-luka ringan atau parah yang masih dapat disembuhkan tanpa cacat) maupun yang berat (menyebabkan cacat tidak dapat bekerja atau meninggal dunia) yang akan terjadi baik terhadap karyawan / properti yang ada dengan demikian proses-proses yang dilakukan berupa :
• Perencanaan K3 (Safety Plan),
• Penanganan K3 dan
• Pelaksanaan Administrasi dan Pelaporan

11. Pembuatan Pra Rencana Mutu Proyek
Yang utama dalam kegiatan ini adalah mlakukan hal-hal sebagai berikut :
1. Memahami spek setiap pekerjaan dan material yang dipakai
2. Memahami persyaratan mutu yang bersesuaian dengan yang sudah ditetapkan dalam spek, berkaitan dengan upaya untuk melakukan pemilihan material / metode yang memenuhi syarat
3. Dokumen atas persyaratan yang dipilih menjadi dokumen kontrol dan didukung oleh data-data yang dapat dipertanggung jawabkan.

12. Plafond Harga Penawaran
Plafon harga yang didasarkan pada Ownwer Estimate merupakan reverensi tetapi tidak menjadi patokan, melainkan untuk melakukan evaluasi terhadap harga yang dibentuk dari perhitungan RAP dan Mark Up.

13. Proses Komputer
Merupakan proses perhitungan dengan menggunakan komputer dan program yang dapat diandalkan ketelusurannya sehingga setiap ada perubahan formulanya terkait satu sama lain.
File perhitungan dapat menjamin mana data / file yang dipakai dan direvisi sehingga mudah ditelusuri bila menggunakan alternatif-alternatif RAP / RAB

14. Jaminan Bank, Referensi Bank dan Syarat-Syarat Administrasi.
Hasil dari perhitungan RAP / RAB draft dapat dipakai sebagai acuan untuk menentukan besarnya jaminan pelaksanaan proyek sebagai syarat administrasi yang harus dipenuhi dan dilampirkan dama penawaran / bid.
Pengurusan atas jaminan ini harus memenuhi ketentuan bank dan persyaratan dalam administrasi lelang, karena dapat menggugurkan penawaran.
Pada saat final penawaran besaran dari jaminan ini dichek kembali apakah sudah sesuai dengan ketentuan / persyaratan lelang yang berlaku.

15. Memperhitungkan kemampuan Lawan
Perhitungan kemampuan lawan dipakai untuk melakukan evaluasi terhadap kemungkinan kemenangan tender yang diikuti, dan dapat dipakai sebagai referensi dalam melakukan keputusan keikut sertaan tender maupun penetapan harga penawaran yang kompetitif

16. Perhitungan Mark Up
Perhitungan Mark Up harus didasarkan pada beban-beban kewajiban yang harus dipenuhi yang menjadi ketentua kantor pusat, kantor cabang dan proyek termasuk biaya pemasaran, serta keuntungan bersih yang direncanakan.
Murk Up juga sudah memperhitungkan adanya risiko kenaikan harga, dan risiko lain yang diperhitungkan dalam merespon risiko.

17. Menyusun, Pengecekan dan Pemasukan Penawaran
Tahapan yang penting pada saat melakukan penyusunan dokumen penawaran adalah pemenuhan dokumen serta lampiran yang diperlukan dalam setiap dokumen harus mengikuti ketentuan yang berlaku dan menjadi persyaratan kelengkapan administrasi.
Pengendalian atas kesesuaian dokumen perlu dilakukan dengan adanya bukti pengecekan berupa chek list yang ditandatangani oleh tim leader sebagai bukti telah dilakukan kontrol baik isi dokumen maupun kelengkapannya

18. Laporan hasil Lelang/-Tender
Laporan ini dibuat dalam rangka melakukan evaluasi terhadap hasil tender dan alasan-alasan terukur yang menjadi penyebab kegagalan serta kekuatan yang menjadi unggulan dalam persaingan, hal ini dapat memberikan pembelajaran untuk kegiatan tender yang akan datang.

19.    Data-data tetap
Merupakan data-data yang menjadi ketentuan saat menetapkan harga penawaran / tender sehingga menjadi pertanggung jawaban tim estimating kepada manajemen perusahaan. Dokumen ini diperlakukan sebagai dokumen kontrol