Rangkuman Sistem Administrasi Proyek

1.      Penilaian Kelengkapan Administrasi Tender

Dokumen-dokumen yang dibutukan dalam penawaran admistrasi terdiri dari empat bagian, yaitu :

a.       Formulir Kualifikasi.

1)      Surat Pernyataan minat

2)      Surat Pernyataan Fakta Integritas

3)      Formulir Isian penilaian Kualifikasi

4)      Surat Pengantar Penawaran

5)      Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen

6)      Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen

7)      Surat Pernyataan tidak dalam pengawasan.

8)      Surat pernyataan Tidak masuk dalam daftar hitam (blacklist)

9)      Surat pernyataan berseda Memberikan Jaminan Pelaksanaan

10)  Surat pernyataan memiliki memapuan pada Bidang Pekerjaan usaha kecil.

11)  Surat pernyataan mampu menyediakan Fasilitas, peralata, dan personel.

12)  Surat Asli kuasa penadatanganan Penawaran ( Jika penandatangan dikuasakan)

b.      Dokumen Legal

1)      Fotocopy Akte Pendirian dan Perubahan

2)      Fotocopy Tanda Daftar Perusahan (TDP)

3)      Fotocopy Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)

4)      Fotocopy Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK)

5)      Fotocopy Sertifikat Badan Usaha Jasa Konstruksi (SBUJK)

6)      Fotocopy Sertifikat ISO

7)      Surat Pernyataan Identitas Diri dan Fotocopy KTP

8)      Fotocopy SIKA PKN (SP-PJT)

9)      Surat Keterangan Domisili

10)  Dokumen-dokuemn lainnya yang sesuai dengan persyaratan yang diminta oleh panitia tender.

c.       Dokumen Pajak

1)      Fotocopy NPWP dan PKP

2)      Fotocopy Bukto penerimaaan surat SPT tahunan PPh baan, PPh pasal 21, SSP pasal 25.

d.      Dokumen BANK

1)      Surat asli referensi bank.

2)      Fotocopy Neraca Audi (untuk pengadaan barang, pemborong, dan jasa lainnya).

3)      Surat jaminan penawaran dari bank (untuk pengadaan barang, pemborong, dan jasa lainnya)

Dokumen penawaran administrasi akan dikatakan sah bila :

a.       Telah ditandatangani oleh orang yang berwenang

b.      Adanya persaingan yang sehat.

c.       Adanya surat jaminan penawaran yang harus memenuhi kriteria.

d.      Surat penawaran yang menggunakan satu sampul.

e.       Pengerjaan harus sesuai dengan jangka waktu yang telah disepakati.

f.       Analisis Harga Satuan Pekerjaan Utama.

g.      Melunasi segala sesuatu yang berhubungan dengan pajak.

h.      Untuk hal yang kurang jelas, panitia tender dapat melakukan klarifikasi.

i.        Untuk penawaran yang telah memenuhi persyaratan adminstrasi.

2.      Aspek Administrasi dalam Pengelolaan Usaha

a.       Perizinan Usaha

1)      Surat Izin Gangguan (HO) dan Surat Izin Tempat Usaha (SITU)

Izin gangguan adalah pemberian izin tempat usaha kepada perusahaan dilokasi tertentu yang dapat menimbulkan bahaya atau kerusakan lingkungan. Persyaratan memperoleh HO dan SITU adalah sebagai berikut:

a)      Surat pemohon

b)      Fotocopy surat pemohon

c)      Fotocopy IMB sesuai fungsi usaha

d)     Fotocopy tanda lunas PBB tahun berjalan.

e)      Fotocopy akta pendirian usaha untuk badan usaha

f)       Surat keterangan domosili dari kelurahan

g)      Surat pernyataan tidak keberatan tetangga

h)      Fotocopy surat tanah/sewa

i)        Surat perjanjian sewa menyewa

j)        Berita acara pemeriksaan lapangan

k)      Berita acara rapat pembahasan.

Manfaat memiliki HO dan SITU antara lain :

a)      Mempermudah permohonan SIUP

b)      Memperoleh jaminan perlindungan keamanan

c)      Dapat digunakan sebagai jaminan pinjaman modal ke bank

d)     Menjadi sarana untuk meminta ganti rugi apabila tempat usaha mengalami penggusuran atau pemindahan lokasi.

2)      Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)

SIUP adalah surat izin untuk dapat melaksanakan kegiatan usaha perdagangan. Berdasarkan besar kecilnya usaha, SIUP terbagi menjadi :

a)      SIUP kecil.

b)      SIUP menengah.

c)      SIUP besar.

b.      Surat Meyurat

Jenis surat yang digunakan dalam kegiatan usaha disebut juga sebagai dengan surat niaga. Jenis-jenis surat niaga antara lain :

1)      Surat perkenalan.

2)      Surat permintaan penawaran.

3)      Surat penawaran.

4)      Surat pesanan.

5)      Surat pemberitahuan pengiriman barang.

6)      Surat pengaduan.

c.       Pencatatan Transaksi Barang/Jasa

Secara umum, bukti transaksi perusahaan terbagi menjadi 2, yaitu bukti transaksi intern dan ekstern. Transaksi ntern, yaitu bukti transaksi yang dibuat oleh dan untuk intern perusahaan yang terdiri dari bukti kas masuk dan bukti kas keluar. Sedangkan transaksi ekstern, yaitu bukti transaksi yang berhubungan dengan pihak luar yang terdiri dari faktur, kuitansi, nota bukti, nota debet, nota kredit dan cek.

d.      Pencatatan Transaksi Keuangan

Penyusunan laporan keuangan bertujuan untuk :

1)      Memberikan informasi keuangan maupun informasi lainnya mengenai sumber-sumber ekonomi,dan kewajiban serta modal perusahaan

2)      Memberikan informasi mengenai perubahan dalam sumber-sumber ekonomi karena ada aktivitas memperoleh laba

3)      Memberikan informasi keuangan agar bisa memperkirakan potensi perusahaan dalam memperoleh laba di masa depan

4)      Memberikan informasi keuangan yang membantu para pengguna laporan dalam memperkirakan potensi guna menghasilkan laba.

Penyusunan laporan keuangan harus relevan, dapat dimengerti, daya uji, netral, tepat waktu, dapar dibanding dan lengkap.

e.       Pajak

Pajak adalah iuran dari rakyat kepada kas negara berdasarkan undang-undang dengan tidak mendapatkan jasa timbal balik yang berlangsung serta dapat ditunjukkan dan digunakan untuk membayar pengeluaran umum. Perpajakan di Indonesia meliputi ketentuan dan peraturan perundangan yang berlaku di bidang perpajakan mulai dari :

1)      Ketentuan umum perpajakan

2)      Pajak Penghasilan (PPh)

3)      Pajak Pertambahan Nilai Barang dan Jasa (PPN)

4)      Pajak Penjualan atas Barang Mewah (PPnBM)

5)      Bea Materai

Setiap wajib pajak wajib memiliki NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), yaitu nomor yang diberikan kepda wajib pajak sebagai sarana dalam administrasi perpajakan yang digunakan sebagai tanda pengenal diri atau identitas wajib pajak dalam melaksanakan hak dan kewajiban perpajakannya. Pembayar pajak atau Wajib Pajak di bagi menjadi dua, yaitu wajib pajak orang dan wajib pajak badan / perusahaan.

3.      Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah salah satu cara yang ditawarkan untuk maksud pengelolaan suatu proyek, yaitu suatu metode pengelolaan yang dikembangkan secara ilmiah dan intensif sejak pertengahan abad ke-20 untuk menghadapi kegiatan khusus yang berbentuk proyek. (Iman Soeharto, 1999).

Manajemen proyek meliputi proses perencanaan (planning) kegiatan, pengaturan (organizing), pelaksanaan dan pengendalian (controlling). Proses perencanaan, pengaturan, pelaksanaan dan pengendalian tersebut dikenal dengan proses manajemen.

Tujuan dari proses manajemen adalah untuk mengusahakan agar semua rangkaian kegiatan tersebut :

·         Tepat waktu, dalam hal ini tidak terjadi keterlambatan penyelesaian suatu proyek

·         Biaya yang sesuai, maksudnya agar tidak ada biaya tambahan dari perencanaan biaya yang telah dianggarkan.

·         Kualitas yang sesuai dengan persyaratan.

·         Proses kegiatan dapat berjalan dengan lancer

Sasaran utama dalam manajemen proyek dapat dikategorikan sebagai berikut:

·         Pengembangan dan penyelesaian sebuah proyek dalam budget yang telah ditentukan, jangka waktu yang telah ditetapkan dan kualitas bangunan proyek sesuai dengan spesifikasi teknik yang telah dirumuskan,.

·         Bagi kontraktor yang bonafide yaitu untuk mengembangkan reputasi akan kualitas pekerjaannya (workmanship) serta mempertahankannya,

·         Menciptakan organisasi di kantor pusat maupun di lapangan yang menjamin beroperasinya pekerjaan proyek secara kelompok (team work).

·         Menciptakan iklim kerja yang mendukung baik dari segi sarana,kondisi kerja, keselamatan kerja dan komunikasi timbal balik yang terbuka antara atasan dan bawahan.

·         Menjaga keselarasan hubungan antara sesamanya sehingga orang yang bekerja akan didorong untuk memberikan yang terbaik dari kemampuan dan keahlian mereka.

Kegiatan yang dilakukan dalam  manajemen proyek yaitu antara lain:

a.       Identifikasi objek yang akan dikelola.

b.      Konsep pengelolaan yang akan dipakai.

c.       Area ilmu manajemen proyek (PM-BOK).

d.      Metode, teknik, dan prosedur.

e.       Aplikasi konsep manajemen proyek pada praktek penyelenggaraan (operasional) proyek.

4.      Syarat Membangun Sebuah Gedung

Berikut adalah syarat yang harus dipenuhi untuk mendapatkan sertifikat laik fungsi menurut Davy Sukamta, Ketua Himpunan Ahli Konstruksi Indonesia (HAKI):

a)      Sebelum dibangun, gedung harus memiliki Izin Mendirikan Bangunan)
Bangunan akan dikatakan ilegal jika sudah selesai dibangun tetapi tidak memiliki IMB. Karena itulah, pastikan pengembang apartemen sudah mengantongi IMB.

b)      Dokumen Rencana Desain Pembangunan Gedung

Setelah IMB didapatkan, pengembang harus mengajukan dokumen yang berupa rencana atau desain pembangunan gedung. Ketika dibangun, pemerintah daerah akan mengecek apakah gedung sudah sesuai dengan rencana, misalnya luas ruangan dan tata letak ruangannya.

Selain masalah perijinan, ada beberapa hal yang harus dilakukan pemilik gedung sebelum membangun suatu gedung, yaitu:

a)      Masa persiapan

Masa persiapan terdiri dari hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan pembangunan, mulai dari penyiapan lokasi tanah yang akan dibangun, pembentukan tim manajemen pembangunan, pemikiran prospek kemanfaatan gedung, dan lain-lain.

b)      Masa perencanaan gedung

Ini adalah saat-saat pembuatan desain gedung, perhitungan rencana anggaran biaya pembangunan (RAB), pembuatan rencana kerja dan syarat-syarat (RKS), pengurusan IMB, pembentukan kegiatan tender/lelang untuk menentukan kontraktor yang dipercaya untuk melaksanakan pembangunan, dll.

c)      Masa pembangunan gedung

Kontraktor yang menang tender lalu melakukan pembangunan gedung di bawah pantauan pemilik gedung secara langsung, atau diwakilkan oleh manajemen konstruksi, atau kepada konsultan pengawas. Kontraktor general bisa juga dibantu oleh subkontraktor spesialis atau mandor untuk melaksanakan pekerjaan.

d)     Masa perawatan gedung

Setelah selesai pembangunan, maka akan dilakukan serah terima gedung kepada pemilik proyek, tapi masih dilanjutkan dengan kegiatan pemeliharaan dalam jangka waktu yang telah disepakati dalam kontrak kerja konstruksi.

e)      Manajemen pengelolaan gedung

Tim bekerja untuk memastikan gedung berfungsi sebagaimana mestinya, mulai dari sistem parkir gedung, pembagian tugas pengelolaan seperti lift, listrik, kebersihan, keamanan, ketertiban, pengairan, pertamanan, dll.

f)       Pembongkaran gedung

Pembongaran gedung dilakukan jika akan diganti dengan yang baru, atau sudah tidak layak digunakan (sudah tua, atau di luar batas waktu perencanaan dan ada resiko roboh), oleh karena itu bisa dilakukan pekerjaan bongkar gedung untuk dibangun baru kembali. Proses pembongkaran suatu gedung, perlu dilakukan secara bertahap, mulai dari lantai paling atas. Selain itu, harus ada pelindung debu di sekeliling gedung agar tidak keluar dari area proyek dan tidak mengganggu publik.